Privacy: wie, wat en waarom

Persoonsgegevens en privacy;

Foto en video;

Digitale leermiddelen 

Op alle scholen van Stichting OVO wordt zorgvuldig omgegaan met de privacy van onze leerlingen. Dit is vastgelegd in het privacyreglement van Stichting OVO HW. Dit reglement is met instemming van de MR vastgesteld. Het reglement is na te lezen op www.ovohw.nl.

De gegevens die over leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens. Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en begeleiden van onze leerlingen, en voor de organisatie die daarvoor nodig is. In het privacyreglement staat wat voor onze scholen de doelen zijn voor de registratie van persoonsgegevens. De meeste gegevens ontvangen wij van ouders (zoals bij de inschrijving). Daarnaast registreren leraren en ondersteunend personeel van onze school gegevens over onze leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig is voor de juiste begeleiding van een leerling.

Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de relevante wetgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Foto en video

Voor het gebruik van foto’s en video-opnames van leerlingen op bijvoorbeeld de website van de school of in de nieuwsbrief, vragen wij eenmalig uw toestemming. Ouders mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven, of om eerder gegeven instemming in te trekken. Als u toestemming heeft gegeven, blijven wij natuurlijk zorgvuldig met de foto’s omgaan en wegen wij per keer af of het verstandig is een foto te plaatsen. Voor vragen over het gebruik van foto’s en video’s kunt u terecht bij de mentor van uw kind.

We begrijpen dat u graag foto’s maakt tijdens bijzondere gebeurtenissen op school. We gaan ervan uit dat u daarbij rekening houdt met het feit dat niet alle ouders het op prijs stellen dat foto’s van hun kind publiekelijk worden gedeeld. Wij gaan ervan uit dat ouders terughoudend zijn met het maken van foto’s en video’s en het plaatsen ervan op internet.
Een paar tips:

– Maak foto’s en video’s alleen voor eigen gebruik.
– Zet geen foto’s en video’s op publiekelijk toegankelijke websites of sociale media.
– Maak overzichtsfoto’s, waar individuele kinderen niet of nauwelijks te herkennen zijn.
– Maak een close-up alleen van uw eigen kind.
– Maak geen foto’s van kinderen waar uw eigen kind niet op staat

Leerlinggegevens

De leerlingengegevens worden opgeslagen in ons (digitale) administratiesysteem Magister. De vorderingen van de leerlingen worden vastgelegd in ons leerlingenvolgsysteem. Deze programma’s zijn beveiligd en toegang tot die gegevens is beperkt tot medewerkers van onze school.

Alle persoonsgegevens worden op school geregistreerd in het leerlingendossier. Hierin wordt de informatie bewaard voor de onderwijskundige en algemene begeleiding van de leerling. De gegevens van leerlingen worden voor derden ontoegankelijk bewaard.

Wij voldoen ook aan de relevante wetgeving inzake het communiceren van gegevens naar vervolgonderwijs bij de overgang van leerlingen (school, zorgteam en privacy). Bij de overgang naar

het voortgezet onderwijs wordt het overdrachtsformulier met de ouders besproken. Zij ondertekenen het formulier en ontvangen hiervan een exemplaar.

Als er leerlingengegevens worden uitgewisseld met andere organisaties, vragen we daarvoor vooraf de toestemming van de ouders, tenzij we volgens de wet verplicht zijn om die informatie te verstrekken. Dat kan het geval zijn als de leerplichtambtenaar om informatie vraagt of als het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen informatie nodig heeft.
In het kader van passend onderwijs hebben scholen zorgplicht: de plicht een passende onderwijsplek te bieden aan leerlingen die extra ondersteuning nodig hebben. Dit heeft ook consequenties voor het verstrekken van persoonsgegevens van leerlingen. Onze scholen gaan hier zorgvuldig mee om.

Het leerlingendossier bestaat uit twee componenten, de leerlingenadministratie en het leerlingendossier:

– Leerlingenadministratie
Met de leerlingenadministratie wordt voldaan aan de verplichtingen van artikel 3 van het bekostigingsbesluit Wvo (Wet op het voortgezet onderwijs) tot het voeren van een overzichtelijke administratie van de inschrijving, de uitschrijving en het verzuim van de leerling. De administratie bevat persoonsgegevens, die vallen onder de AVG. In de leerlingenadministratie komt een aantal van deze gegevens voor. Deze gegevens worden slechts met toestemming van de ouder(s) verstrekt aan derden.
De bewaartermijn van deze gegevens is vastgelegd in het bekostigingsbesluit Wvo en is vastgesteld op vijf jaar nadat de desbetreffende leerling van de school is uitgeschreven. Na deze termijn worden de gegevens vernietigd.

– Leerlingendossier
Het leerlingendossier bevat rapporten, uitslagen van toetsresultaten, gegevens uit het leerlingvolgsysteem, verslagen van gesprekken met ouders en afspraken die er over een leerling zijn gemaakt. De verwerking dient alleen voor de organisatie of het geven van onderwijs en de begeleiding van de leerling. De AVG bepaalt dat er meer gegevens dan enkel de persoonsgegevens mogen worden bewaard. Deze gegevens worden op deugdelijke wijze bewaard.

Ook gegevens uit deze administratie worden slechts na toestemming van de ouders aan derden verstrekt.

Het leerlingendossier mag de volgende gegevens bevatten:

– gegevens over in- en uitschrijving
– gegevens over afwezigheid
– adresgegevens
– gegevens die nodig zijn om te berekenen hoeveel geld de school krijgt
– het onderwijskundig rapport
– gegevens over de gezondheid die nodig zijn voor speciale begeleiding of voorzieningen
– gegevens over de vorderingen en de resultaten van de leerling
– verslagen van gesprekken met de ouders
– de resultaten van eventueel psychologisch onderzoek

De school mag de meeste gegevens nog twee jaar bewaren nadat het kind van school is gegaan. De basisschool moet langer bewaren:
– gegevens over verzuim en afwezigheid en in- en uitschrijving (vijf jaar nadat de school uw kind heeft uitgeschreven);
– gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen (drie jaar na vertrek van de leerling);

Adresgegevens van oud-leerlingen mag de school bewaren voor het organiseren van reünies.

Ouders met het ouderlijk gezag hebben recht tot inzage in al deze gegevens. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als de gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen. Voor vragen of het uitoefenen van uw rechten, kunt u contact opnemen met de leerkracht van uw kind, of met de schooldirecteur.

Ouders mogen het leerlingendossier niet meenemen buiten de school.

Digitale leermiddelen
Tijdens de lessen maken wij gebruik van een aantal digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren als die inlogt. Wij hebben met deze leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen. De leverancier mag de leerlingengegevens alleen gebruiken als wij daar toestemming voor geven, zodat misbruik van die informatie door de leverancier wordt voorkomen.