Op alle scholen van Stichting de Hoeksche School wordt zorgvuldig omgegaan met de privacy van onze leerlingen. Dit is vastgelegd in het privacyreglement van Stichting de Hoeksche School. Dit reglement is met instemming van de MR vastgesteld. Het privacyreglement is na te lezen op de website van de Hoeksche School.
Persoonsgegevens
De gegevens die over leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens. Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en begeleiden van onze leerlingen en voor de organisatie die daarvoor nodig is. In het privacyreglement staat wat voor onze school de doelen zijn voor de registratie van persoonsgegevens. De meeste gegevens ontvangen wij van ouders (zoals bij de inschrijving). Daarnaast registreren teamleiders, leraren en ondersteunend personeel van onze school gegevens over onze leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig is voor de juiste begeleiding van een leerling.
Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de relevante wetgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het uitgebreide document is te vinden op deze website, onder ‘protocollen’.
In onderstaande privacyverklaring staat op een begrijpelijke manier voor o.a. ouders, leerlingen, personeel, bezoekers, leveranciers e.d. beschreven welke persoonsgegevens binnen de school worden verwerkt en met welk doel. Ook is hierin te lezen wie toegang heeft tot deze gegevens, hoe de gegevens zijn beveiligd en met wie ze uitgewisseld mogen worden.
Het Hoeksch Lyceum maakt deel uit van de Hoeksche School, de privacyverklaringen van de Hoeksche School zijn daarom ook van toepassing voor het Hoeksch Lyceum:
Privacyverklaring leerlingen
Privacyverklaring personeel bezoekers leveranciers
De leerlinggegevens worden opgeslagen in ons (digitale) administratiesysteem Somtoday. De vorderingen van de leerlingen worden vastgelegd in ons leerlingvolgsysteem. Deze programma’s zijn beveiligd en toegang tot die gegevens is beperkt tot medewerkers van onze school.
Het leerlingendossier bestaat uit twee componenten, de leerlingenadministratie en het leerlingendossier:
– Leerlingenadministratie
Met de leerlingenadministratie wordt voldaan aan de wettelijke verplichting tot het voeren van een overzichtelijke administratie van de inschrijving, de uitschrijving en het verzuim van de leerling. De administratie bevat persoonsgegevens, die vallen onder de AVG.
– Leerlingendossier
Het leerlingendossier bevat rapporten, uitslagen van toetsresultaten, gegevens uit het leerlingvolgsysteem, verslagen van gesprekken met ouders en afspraken die er over een leerling zijn gemaakt. De verwerking dient alleen voor de organisatie of het geven van onderwijs en de begeleiding van de leerling. De AVG bepaalt dat er meer gegevens dan enkel de persoonsgegevens mogen worden bewaard. Deze gegevens worden op deugdelijke wijze bewaard. De bewaartermijn van deze gegevens is vastgelegd in het bekostigingsbesluit Wvo.
Het leerlingendossier mag de volgende gegevens bevatten:
– gegevens over in- en uitschrijving
– gegevens over afwezigheid
– adresgegevens
– gegevens die nodig zijn om te berekenen hoeveel geld de school krijgt
– het onderwijskundig rapport
– gegevens over de gezondheid die nodig zijn voor speciale begeleiding of voorzieningen
– gegevens over de vorderingen en de resultaten van de leerling
– verslagen van gesprekken met de ouders
– de resultaten van eventueel psychologisch onderzoek
Uitwisselen van persoonsgegevens
Als er leerlingengegevens worden uitgewisseld met andere organisaties, vragen we daarvoor vooraf de toestemming van de ouders, tenzij we volgens de wet verplicht zijn om die informatie te verstrekken. Dat kan het geval zijn als de leerplichtambtenaar om informatie vraagt of als het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen informatie nodig heeft.
De ‘Wet op de Jeugdgezondheidszorg’ regelt dat de GGD (of een andere jeugdgezondheidsorganisatie) de gegevens van leerlingen mag ontvangen. Scholen mogen dan besluiten over te gaan tot het verstrekken van meer persoonsgegevens aan de jeugdgezondheidszorg.
In het kader van passend onderwijs hebben scholen zorgplicht: de plicht een passende onderwijsplek te bieden aan leerlingen die extra ondersteuning nodig hebben. Dit heeft ook consequenties voor het verstrekken van persoonsgegevens van leerlingen. Onze school gaat hier zorgvuldig mee om.
Digitale leermiddelen
Als digitale producten of diensten, zoals een leerlingadministratiesysteem of een digitaal leermiddel of app – waar persoonsgegevens geregistreerd worden (bijvoorbeeld inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord of online-toetsresultaten) bij de softwareleverancier worden beheerd en gehost, dan besteedt de school de verwerking van persoonsgegevens uit aan een derde partij. In dit geval heeft de school een verwerkersovereenkomst afgesloten om de privacy van medewerkers, leerlingen en hun ouders te garanderen.
Hierin is dan vastgelegd wie waarvoor verantwoordelijk is en welke beveiligingsmaatregelen getroffen zijn om de persoonsgegevens goed te beschermen. Er is ook vastgelegd welke persoonsgegevens de leverancier mag verwerken en met welk doel.
Als school blijven wij verantwoordelijk voor een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van leerlingen en beslissen wij wat een leverancier wél en niet met de persoonsgegevens mag doen.
Gebruik beeldmateriaal
Voor het gebruik van foto’s en video-opnames van leerlingen op bijvoorbeeld de website van de school, nieuwsbrief of social media vragen wij eenmalig uw toestemming. Deze toestemming wordt gegeven in het ouderportaal WIS.
Ouders (of leerlingen ouder dan 16 jaar) mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven, of om eerder gegeven instemming in te trekken. Als u toestemming heeft gegeven, blijven wij natuurlijk zorgvuldig met de foto’s omgaan en wegen wij per keer af of het verstandig is een foto te plaatsen.
Leerlingen > 16 jaar geven zelf toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal.
We begrijpen dat u graag foto’s maakt tijdens bijzondere gebeurtenissen op school. We gaan ervan uit dat u daarbij rekening houdt met het feit dat niet alle ouders het op prijs stellen dat foto’s van hun kind publiekelijk worden gedeeld. Wij gaan ervan uit dat ouders terughoudend zijn met het maken van foto’s en video’s en het plaatsen ervan op internet.
Een paar tips:
– Maak foto’s en video’s alleen voor eigen gebruik.
– Zet geen foto’s en video’s op publiekelijk toegankelijke websites of sociale media.
– Maak overzichtsfoto’s, waar individuele kinderen niet of nauwelijks te herkennen zijn.
– Maak een close-up alleen van uw eigen kind.
– Maak geen foto’s van kinderen waar uw eigen kind niet op staat
Cameratoezicht
In het belang van de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van leerlingen en medewerkers heeft het Hoeksch Lyceum cameratoezicht in en rond het gebouw. Hiermee worden de volgende doelen nagestreefd:
– bewaking in verband met toegang, schade door vandalisme en diefstal
– herkenning of identificatie van personen die bij gebeurtenissen betrokken
zijn geweest
– bevorderen van het gevoel van veiligheid
– preventief, ter voorkoming van onwenselijk gedrag
– ondersteuning bij opsporing van strafbare feiten.
De camera’s zijn zichtbaar opgehangen, er wordt in principe geen gebruik gemaakt van verborgen camera’s.
Gebruik van cameratoezicht wordt uitgevoerd volgens het reglement Cameratoezicht van de Hoeksche School.